אישור תוצאות תלושי שכר
1. מבנה המסך
לנוחות השימוש, מסכי בדיקת תוצאות הסריקה מחולקים ל-2 אזורים:
- משמאל - המסמך המקורי (סרוק)
- מימין - הנתונים שנשלפו מהמסמך
בצד שמאל, על גבי הדף הסרוק, המערכת מסמנת את הנתונים שנשלפו. כאשר מעבירים את העכבר מעל אחד הנתונים, המערכת תדגיש את השדה שממנו נלקחו הנתונים.
ניתן להזיז את המחיצה האמצעית כדי להתאים את גודל שני האזורים.
החלק הימני מחולק גם הוא לאזורים:
- נתונים כלליים
- שכר בסיס
- מרכיבי שכר
- הפרשות
- היעדרויות
- ניכויי רשות
נעבור באופן שיטתי על ששת האזורים כדי לראות איך מאמתים את התוצאות בצורה פשוטה ומהירה.
2. נתונים כלליים
בדקו את הפרטים הבאים:
- שם העובד ומספר העובד
- החודש והשנה של התלוש
- שאין דפים מיותרים בצד שמאל. אם יש - בצעו פיצול דפים
- הסכם קיבוצי - יתעדכן אוטומטית בכל התלושים של אותו עובד
- תאריך תחילת עבודה - אם נדרש עדכון, יתעדכן אוטומטית בכל התלושים של אותו עובד
- סך הכל לתשלום - השדה לא רק נסרק, אלא גם עובר בדיקת שפיות
מהי בדיקת שפיות?
בדיקת השפיות משווה בין סך הכל לתשלום לבין סכום מרכיבי השכר:
- אם השדה מסומן בצהוב - יש הפרש בין הערכים בטווח של 5 עד 50 שקלים
- אם השדה מסומן באדום - ההפרש גדול מ-50 שקלים
- אם השדה לבן - ההפרש עד 5 שקלים
אינדיקציה זו עוזרת לזהות שגיאות אפשריות במהלך הסריקה.
בדקו שהמערכת סרקה את הנתונים נכון לפני שממשיכים לשאר החלקים.
3. שכר בסיס
שכר בסיס הוא השכר השעתי של העובד. זהו נתון חשוב מאוד להמשך התהליך, ולכן מומלץ לבדוק שהוא נקלט נכון.
לעיתים יש יותר משכר בסיס אחד. לדוגמה: עובד שעובד במשמרות באתרים שונים, ועבור כל אתר זכאי לשכר בסיס שונה.
במידה ויש יותר מאחד אך נקלט רק אחד, ניתן להוסיף שורה על־ידי לחיצה על הכפתור הוסף שורה שמופיע מעל הטבלה בצד שמאל.
איך עובדים עם יותר משכר בסיס אחד?
המערכת יודעת להתאים בין תיאור שכר הבסיס שמופיע כאן לבין השדה סוג שכר בדוח הנוכחות.
כלומר, אם בתיאור השכר ובדוח הנוכחות מופיע אותו תיאור (או תיאור דומה), המערכת תדע לשייך את שכר הבסיס למשמרת הרלוונטית.
בדקו שהמערכת סרקה נכון את הנתונים לפני שממשיכים.
4. מרכיבי שכר
כל שורה בטבלת מרכיבי שכר עוברת בדיקת שפיות: כמות * תעריף = סכום לתשלום.
המערכת תציג הודעה על כל שגיאה בבדיקת השפיות.
נעבור על העמודות בטבלה:
- הפרשה לפנסיה - מסומן אם השורה נכללת בשכר בסיס לפנסיה. מסומן אוטומטית לאחר בחירת הסכם קיבוצי. בדקו שהסימון נכון.
- סוג - סיווג השורה. הסיווג משפיע על החישוב, במיוחד בשורות של דיווח שעות, הבראה, נסיעות, חגים או היעדרויות. בשדות שלא משפיעים על חישוב ניתן לבחור כללי.
המערכת מסווגת באופן אוטומטי - בדקו שהסיווג בוצע נכון. שימו לב: שינוי סיווג יעדכן את כל השורות עם תיאור זהה בכל התלושים של אותו עובד (כאשר השדה מוגדר). - תיאור - תיאור התשלום כפי שמופיע בתלוש המקורי. תלוש באיכות נמוכה יכול להיראות כך:
במקרה כזה, התיאור עלול להיות לא מדויק - וזה לא נדרש. מה שחשוב הוא הסיווג מהסעיף הקודם.
אם המערכת לא הצליחה לסרוק דבר והשדה נשאר ריק, גם הסיווג יהיה ריק. במקרה כזה כתבו תיאור קצר (לדוגמה: 150%) ובחרו סיווג מתאים. אין צורך להעתיק במדויק את התיאור מהתלוש.
- כמות - כמות כפי שמופיעה בתלוש. לעיתים יופיע בורר יחידות מידה (למשל חגים בשעות או בימים).
- תעריף - התעריף כפי שמופיע בתלוש.
- סכום לתשלום - הסכום כפי שמופיע בתלוש.
בדומה לשכר בסיס, גם בטבלת מרכיבי שכר ניתן להוסיף שורה באמצעות הוסף שורה (מעל הטבלה בצד שמאל), או למחוק שורה באמצעות לחיצה על כפתור הפח בשורה המתאימה.
בדקו שהמערכת סרקה נכון את הנתונים לפני שממשיכים.
5. הפרשות
כל שורה בטבלת הפרשות עוברת בדיקות שפיות:
- סכום הבסיס גדול יותר מסך מרכיבי השכר
- הפרשת מעסיק או הפרשת עובד עולות על 16% מסכום הבסיס
המערכת תציג הודעה על כל שגיאה שנמצאה.
נעבור על העמודות בטבלה:
- סוג - סיווג ההפרשה: פנסיה, פיצויים, קרן השתלמות או פיקדון עובדים זרים (השדה חייב להיות מוגדר).
- תיאור - תיאור ההפרשה כפי שמופיע בתלוש המקורי. ייתכן שהנתונים נסרקים ממספר מקומות בתלוש ומרוכזים בטבלה על־ידי המערכת:
גם כאן, בתלוש באיכות נמוכה התיאור עלול להיות לא מדויק - וזה לא נדרש. מה שחשוב הוא הסיווג המדויק.
אם המערכת לא זיהתה דבר, כתבו תיאור קצר (לדוגמה: פנסיה או מיטב) והקפידו לא להשאיר את השדה ריק.
בדקו שהמערכת סרקה נכון את הנתונים לפני שממשיכים.
6. היעדרויות
נעבור על העמודות בטבלה:
- פרטים - סיווג השדה (חופשה או מחלה)
- יתרה קודמת - יתרת חופשה או מחלה בתחילת חודש השכר
- ניצול - ניצול חופשה או מחלה במהלך החודש
- יתרה חדשה - יתרת חופשה או מחלה בסוף חודש השכר
דוגמה לטבלה מקורית מתלוש שכר:
בדקו שהמערכת סרקה נכון את הנתונים לפני שממשיכים.
7. ניכויי רשות
נעבור על עמודות הטבלה:
- תיאור - תיאור הניכוי כפי שמופיע בתלוש השכר
- סכום תשלום - סכום הניכוי כפי שמופיע בתלוש. יכול להיות חיובי או שלילי.
דוגמה לטבלת ניכויי רשות מתלוש השכר:
בדקו שהמערכת סרקה נכון את הנתונים לפני שממשיכים.
8. אישור תוצאות
לאחר השלמת הבדיקה, אשרו את התוצאות על־ידי לחיצה על הכפתור אשר תוצאות בתחתית המסך.
לאחר האישור המערכת תציג הודעה על שמירת נתונים:
לאחר אישור תוצאות הסריקה ניתן לנווט לקובץ הבא דרך התפריט, או דרך דוח תוצאות סריקה, או ללחוץ על כפתור מסמך הבא\מסמך קודם וזה יציג מסמך הבא בסדר יורד
אחרי שמירת הנתונים ניתן לבצע שינויים ולשמור מחדש.
גם לאחר ביצוע חישוב ניתן לשנות נתונים ולהריץ חישוב מחדש.