אישור תוצאות דוחות נוכחות
1. מבנה המסך
לנוחות השימוש, מסכי בדיקת תוצאות הסריקה מחולקים ל-2 אזורים:
- משמאל - המסמך המקורי (סרוק)
- מימין - הנתונים שנשלפו מהמסמך
בדומה למסך בדיקת תלושי שכר, גם כאן בצד שמאל, על גבי הדף הסרוק, המערכת מסמנת את הנתונים שנשלפו. כאשר מעבירים את העכבר מעל אחד הנתונים, המערכת תדגיש את השדה שממנו נלקחו הנתונים.
ניתן להזיז את המחיצה האמצעית כדי להתאים את גודל שני האזורים.
החלק הימני מחולק ל-2 אזורים:
- נתונים כלליים
- נתוני נוכחות
נעבור על הסעיפים לפי הסדר.
2. נתונים כלליים
בדקו את הפרטים הבאים:
- שם העובד ומספר העובד - מתוארים בפרק הקודם
- חודש - הוא חודש השכר. אם תשנו אותו, כל שורות הדוח יתעדכנו בהתאם
אם משנים את החודש כאן, הוא ישתנה אוטומטית בכל השורות בטבלה.
בדקו שהמערכת סרקה נכון את הנתונים לפני שממשיכים.
3. נתוני נוכחות שנסרקו
כל שורה בדוח מייצגת שורת משמרת מדוח הנוכחות.
נעבור על העמודות בדוח:
- תאריך - התאריך כפי שנסרק מהדוח (שדה חובה)
- תעריף - אם קיים בתיעוד, השדה אינו חובה
- כניסה/יציאה - עד 4 עמודות, כאשר כל עמודה יכולה לייצג התחלה או סיום משמרת
- סוג השכר - שדה תיאור מתוך דוח הנוכחות. אם יש יותר משכר בסיס אחד, על בסיס שדה זה תתבצע ההתאמה של התעריף למשמרת
במסך זה ניתן לבחור שדה במסמך בצד שמאל, והערך מהדף הסרוק יועתק אל התא המתאים בטבלה:
כמו כן, ניתן למרוח ערכים בעמודה בדומה לקובץ אקסל:
המערכת מבצעת בדיקת שפיות לתאריכים ושעות שנסרקו.
אם אתם רואים שורה מסומנת באדום, מדובר בבדיקת שפיות שלא הצליחה. לדוגמה:
- משמרת עם שעת התחלה ללא שעת סיום (או להפך)
- תאריך לא תקין או תאריך שלא מתאים לחודש השכר
מומלץ לטפל קודם בשורות שמסומנות באדום, ורק לאחר מכן להמשיך לשאר התיקונים.
4. אישור תוצאות
לאחר השלמת הבדיקה, אשרו את התוצאות על־ידי לחיצה על הכפתור אשר תוצאות בתחתית המסך.
לאחר האישור המערכת תציג הודעה על שמירת נתונים:
לאחר אישור תוצאות הסריקה ניתן להמשיך למסמך הבא באחת הדרכים:
- דרך התפריט
- דרך דוח תוצאות סריקה
- באמצעות הכפתורים מסמך הבא / מסמך קודם (המסמכים מוצגים לפי סדר יורד)
אחרי שמירת הנתונים ניתן לבצע שינויים ולשמור מחדש.
גם לאחר ביצוע חישוב ניתן לשנות נתונים ולהריץ חישוב מחדש.